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Maîtrisez votre emploi du temps – FineWoodworking

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La surréservation est l’un des défis les plus répandus à l’heure actuelle pour les professionnels. « Surréservé » semble bénin par rapport au stress induisant l’insomnie d’être occupé à s’arracher les cheveux et incapable de trouver quelqu’un avec les bonnes compétences pour vous aider à trouver la lumière au bout du tunnel.

J’ai été là. La photo ci-dessus date de Thanksgiving, 2011, lorsque j’ai passé la journée à travailler sur une grosse commission avec un délai trop serré qui était pratiquement non négociable. Voici une partie de ce que j’ai appris sur la façon de traverser les longues journées et les nuits d’anxiété, et d’éviter de vous retrouver dans une situation similaire.

1) Utilisez un contrat et concevez-le pour permettre des changements potentiels à votre horaire

Un accord écrit est essentiel. Je connais des collègues artisans qui préfèrent éviter les accords formels, pour diverses raisons, mais je les considère comme une forme de communication claire et un enregistrement de ce sur quoi toutes les parties ont convenu.

Chaque proposition que j’écris comprend une section sur le calendrier, avec une phrase du type suivant :

« En l’état actuel de mon emploi du temps, je prévois pouvoir commencer à travailler sur votre travail (remplir avec vos propres informations, telles que » la troisième semaine d’octobre « ). » J’ajoute toujours, « cependant, en raison de la possibilité de circonstances imprévisibles, je ne peux pas garantir les dates de début ou d’achèvement. » Si les clients veulent que je fasse leur travail, ils doivent signer et dater la proposition, qui se termine par « J’ai lu, je comprends et j’accepte par la présente les conditions, les frais estimés et le calendrier estimé ci-dessus ». De cette façon, les deux parties, les clients et moi-même, reconnaissons les détails sur lesquels nous sommes d’accord dans la proposition, et mes clients attestent par écrit qu’ils ont lu et compris les conditions. Je les encourage dans un e-mail de couverture à me contacter avant de signer, s’ils ont des questions.

À plus d’une occasion, je me suis référé à une proposition pour me rafraîchir la mémoire concernant des détails devenus flous entre le moment où j’ai écrit la proposition et le moment où j’étais prêt à commencer ce travail – généralement après des mois de travail sur d’autres, chaque avec ses propres détails spécifiques, qui soulignent l’importance d’un rappel écrit.

2) Des retards surviennent

Des retards peuvent survenir en raison de toutes sortes d’événements, de vous (ou d’un membre de votre famille) gravement malade à des catastrophes liées aux conditions météorologiques ou à des pénuries de matériaux telles que celles liées à la pandémie de Covid-19.

Lorsque des retards surviennent – ou mieux, dès que vous les voyez se profiler à l’horizon – votre meilleur plan d’action est de communiquer clairement et franchement avec vos clients. Plus tôt vous partagez l’attente du retard et en fournissez les raisons, plus il est probable que votre client acceptera gracieusement le désagrément.

Donnez à vos clients une estimation réfléchie de la durée probable de leur travail et du moment où vous prévoyez l’avoir terminé. Restez en contact avec les mises à jour, qui leur rappelleront que vous vous souciez de livrer leurs meubles ou armoires dès que possible. Une communication inadéquate concernant les retards entraîne une perte de confiance, et dans l’ensemble, c’est complètement évitable.

Bien qu’il soit normal de ressentir du stress et de l’anxiété face à trop de pression (que ce soit partiellement auto-induit ou non), vous ne pouvez pas faire grand chose. Travailler vous-même en haillons peut faire le travail plus tôt, mais votre santé peut en souffrir. Rester au lit incapable de dormir parce que vous ne pouvez pas arrêter de vous inquiéter est encore moins utile ; décidez de mettre les choses au clair avec votre client le lendemain matin, respirez profondément et utilisez une méthode éprouvée telle que la méditation guidée ou l’auto-pratique du reiki pour vous aider à vous détendre.

3) Soyez précis dans votre communication

Un artisan que je connais s’est appuyé sur un accord oral pour un travail particulier au lieu de mettre l’accord par écrit. Après avoir discuté de ce que voulaient les clients, il leur a dit qu’il pouvait renverser la situation en un mois. Malheureusement il n’a pas suivi Je devrais être capable de faire tourner le travail dans un mois avec en fonction de l’état actuel de mon emploi du temps. Cette qualification est importante, car les circonstances changent ; dans le meilleur des cas, vous pourriez vous retrouver au milieu d’un travail de plusieurs mois lorsque ce client potentiel est enfin prêt à s’engager dans son travail, ce qui rendra probablement ce délai d’un mois impossible.

C’est aussi une bonne idée de spécifier une date limite à laquelle les clients potentiels doivent s’engager sur les termes de la proposition, comme une note sur la page avec des signatures et une date indiquant « Cette proposition (ou contrat) sera valable pour 30 » (ou 60, ou 120, comme bon vous semble) « jours à compter de la date de sa rédaction ». Cette qualification a permis d’éviter bien des litiges avec des clients qui attendent des mois ou des années pour se décider.

Après deux ans, les clients de l’artisan précité ont finalement décidé de donner leur feu vert à leur projet. Ils n’étaient pas contents d’apprendre qu’il ne serait pas en mesure de renverser la situation dans un délai d’un mois, car son emploi du temps était maintenant chargé de plusieurs mois de travail pour d’autres personnes.

« Mais c’est ridicule », pensez-vous. « Tout le monde sait qu’un accord n’est valable que pour une durée raisonnable, et vous devez ensuite renégocier. » Mais qui définit « raisonnable » ? Pourquoi quelqu’un s’imagine-t-il que les autres peuvent lire dans leurs pensées ou penser de la même manière qu’eux ? Et n’oublions pas que, alors que la plupart des gens (du moins, la plupart des gens avec qui j’ai eu affaire) sont prêts à donner à quelqu’un le bénéfice du doute et à agir gracieusement dans l’intérêt de s’entendre avec les autres, certains clients ont un besoin pathologique de broyer tout le monde dans le sol, ou les gifler un peu dans un jeu de Chat et souris. Bien qu’il soit personnellement difficile pour moi d’imaginer quelqu’un poursuivre un artisan pour non-respect d’un accord dont il n’existe aucune trace physique ou électronique, cela ne veut pas dire que cela ne s’est pas produit. Et si une telle personne vous intimide pour qu’elle comprime son travail dans votre emploi du temps déjà chargé, vous feriez mieux de préparer un rasoir ; vous en aurez peut-être besoin pour nettoyer ces derniers poils épars après avoir arraché les 99 % restants.

Nancy Hiller est une ébéniste professionnelle qui a exploité NR Hiller Design, Inc. depuis 1995. Ses livres les plus récents sont Meubles d’art et d’artisanat anglais et Faire fonctionner les choses, tous deux disponibles sur Le site de Nancy.


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